مدتی است که یک دغدغه جدید به نگرانی‌های من اضافه شده است و انگار همه‌ی ما کم‌وبیش چنین دغدغه‌ای را داریم. می‌خواهم این چالش را با شما هم در‌میان بگذارم: نگرانی خرابی یا تمام شدن وسایل ضروری‌ام که آنها را با وسواس زیادی تهیه کرده بودم. اما به دلیل در دسترس نبودن، افزایش قیمت سرسام‌آور و هزینه تعمیرات بالا، امکان جایگزینی آنها بسیار کم شده است.
به همین خاطر، تمرین می‌کنم که وابستگی خودم را به بسیاری موارد به حداقل برسانم و خوشبختانه گاهی تکنولوژی هم به دادم رسیده است. می‌خواهم اینجا یکی از این تازه‌های تکنولوژی را به شما معرفی کنم. پس با من همراه باشید.
Hosted PBX که به مرکز تلفن ابری نیز معروف است، با حذف هزینه‌های سخت‌افزاری مورد نیاز برای راه‌اندازی و نگهداری یک مرکز تماس، تحول بزرگی در حوزه سیستم تلفن تحت شبکه ایجاد کرده است. فکس، هماهنگی جلسات به صورت ویدئو کنفرانس و… هم همگی با این سیستم شما را از دستگاه‌ها و پیچیدگی‌های اضافه بی‌نیاز می‌کند.
در دنیای امروز، به دلیل ابعاد مختلف سازمانی و پرسنل متعدد، استفاده از مزایای مرکز تلفن ابری قابل اعتماد، مسیر جدیدی را پیش‌روی یک سازمان قرار می‌دهد. از طرفی همه افراد هم متخصص ارتباطات نیستند و به عنوان صاحبین کسبوکار، احتمالاً زمان زیادی برای کشف پیچیدگی‌های هر سیستم ندارند.
[lwptoc]
مرکز تلفنی ابری چیست؟
در مرکز تلفن ابری، سیستم تلفنی روی یک دیتا‌سنتر میزبانی می‌شود و تمام امکانات از طریق اینترنت و بر بستر وب در اختیار سازمان و کاربران آن قرار می‌گیرد. در این صورت نیازی به سرور و تجهیزات وجود ندارد و با دسترسی به اینترنت می‌توان به مزایای مرکز تلفن ابری از هر کجای دنیا دسترسی داشت.
آمار‌هایی که توسط Global Market Insight در ژانویه 2021 منتشر شده نشان می‌دهد که بازار مرکز تماس ابری در سال 2020 حدود پنج میلیارد دلار سودآوری داشته است. جالب نیست؟
اگر مطمئن نیستید که یک سرویس Hosted PBX در چه مواردی با یک سیستم تلفن سنتی مقایسه می‌شود، به جای درستی آمده‌اید. در اینجا با هم به 10 مزیت برتر آن نگاهی می‌اندازیم.
10 مورد از مزایای مرکز تلفن ابری
در ادامه به 10 مزیت مرکز تلفن ابری می‌پردازیم.
1. افزایش بهره‌وری و کارایی
اگر می‌توانستید به کارکنان خود ابزاری بدهید تا به کمک آن سریع‌تر و کارآمدتر کار کنند، این کار را انجام می‌دادید؟ البته که جواب شما مثبت است! یک مرکز تلفن ابری همان ابزاری است که نیاز دارید. کارمندان می‌توانند با استفاده از یک تلفن هوشمند که به سیستم دسترسی کامل دارد، در هر نقطه‌ای کار کنند.
کنفرانس، اشتراک‌گذاری صفحه نمایش و تماس داخلی رایگان، کارمندان را در یک ارتباط دائمی نگه می‌دارد، بنابراین آنها در صورت نیاز می‌توانند با یک کلیک با هم در ارتباط باشند. یکپارچه‌سازی CRM و داده‌های مشتری را همزمان در دسترس کارمندان قرار می‌دهد.
2. مقرون‌به‌صرفه بودن
اول از همه باید بگوییم که چیزی برای نصب کردن وجود ندارد. شما نیازی به خرید سخت‌افزارهای پرهزینه ندارید. علاوه‌بر این، با صرفه‌جویی درتعمیر و نگهداری، تیم IT شما می‌تواند بر روی طرح‌های رشد کسبوکار متمرکز شود. هزینه اشتراک سرویس هم تا حد زیادی قابل پیش‌بینی است، بنابراین کنترل بیشتری بر روی بودجه وجود دارد.
مهم‌تر این که گزینه‌های ترکیب و تطبیق همیشه روی میز هستند. یعنی شما فقط برای خدماتی که اکنون به آن نیاز دارید مبلغی پرداخت می‌کنید، و برای امکاناتی که نمی‌خواهید پولی نمی‌پردازید. کدام صاحب کسب‌وکاری چنین امکانی را دوست ندارد؟
3. قابل اعتماد و امن است
صرف‌نظر از اندازه کسبوکار شما، قابلیت اطمینان و امنیت برای موفقیت بسیار مهم است. یکی از مزایای مهم مرکز تلفن ابری این است که مسئولیت نگهداری و به‌روز‌رسانی با شرکت ارائه‌دهنده سرویس است. اینجاست که انتخاب یک فروشنده حرفه‌ای و خوش‌سابقه تفاوت بزرگی ایجاد می‌کند. بنابراین، می‌توانید مطمئن باشید که یک سیستم قابل اعتماد و امن دریافت می‌کنید. فراموش نکنید که کار چنین شرکتی تمرکز بر همین فعالیت است و با پیچ‌وخم‌های سرویس شما آشنایی دارد.
4. آسان بودن استفاده و مدیریت سیستم‌های ابری
از دیگر مزایای مرکز تلفن ابری گزارش دقیق تماس‌ها همراه با تجزیه و تحلیل‌های پیشرفته است. این مزیت به شما نشان می‌دهد که کمپین‌های فروش و بازاریابی چگونه کار می‌کنند، خدمات مشتریان چقدر خوب عمل می‌کند و … . یک سیستم تلفنی ابری که استفاده و مدیریت آن به آسانی انجام می‌شود، شما را از نگهداری و پشتیبانی سیستم آسوده می‌کند تا بتوانید روی ابتکارات استراتژیک خود برای رشد کسب‌وکارتان تمرکز کنید.
آمار‌هایی که توسط Global Market Insight در ژانویه 2021 منتشر شده نشان می‌دهد که بازار مرکز تماس ابری در سال 2020 حدود پنج میلیارد دلار سودآوری داشته است.
5. مرکز تلفن ابری یک سیستم Plug-and-Play است
اگر تعارف را کنار بگذاریم، تغییر اغلب با مقاومت و در ابتدا با کاهش بهره‌وری همراه است. کارمندان خیلی زود ایرادات یک فناوری جدید را پیدا می‌کنند. ولی در مورد Hosted PBX این اتفاق کمتر میفتد. در واقع، قابلیت plug-and-play به این معنی است که در کمترین زمان و با کمترین اختلال می‌توان از سیستم استفاده کرد.
آموزش کاربری سیستم نیز به همان اندازه بدون دردسر است. پس نگران کم‌کاری کارمندان نباشید. بالعکس، آنها با استفاده از مزایای مرکز تلفن ابری، از سیستم جدید استقبال می‌کنند، چون به آنها کمک می‌کند تا علاوه‌بر راحتی بیشتر، بهره‌وری بیشتری را نیز تجربه کنند.
6. قابلیت ادغام با سیستم‌های قدیمی
استفاده از ابزار‌های ارتباطی جدید می‌تواند استرس زا باشد، به‌ویژه اگر تاکنون از سیستم‌های دیگری استفاده می‌کرده‌اید. خبر خوب این است که وقتی صحبت از ادغام با یک سرویس PBX ابری می‌شود، هیچ نگرانی‌ای وجود ندارد. در واقع، شما و تیم‌تان با ادغام ایمیل، سیستم‌های CRM، شماره‌گیرهای وب، سیستم اتوماسیون و موارد دیگر، سریع‌تر و بهتر از همیشه کار خواهید کرد. کارمندان هم این آزادی را به دست می‌آورند که با راحتی بیشتر کار‌های خود را مدیریت کنند.
7. آسان بودن تغییر اندازه سیستم
مزایای مرکز تلفن ابری به همین‌جا ختم نمی‌شود، اضافه کردن خطوط و قابلیت‌های بیشتر در مرکز تماس ابری کاری آسانی است. کافی است که با شرکت میزبان و ارائه‌دهنده خدمات خود تماس بگیرید. آنها می‌توانند خدمات شما را افزایش یا کاهش دهند. اگر کسبوکار شما از نوع پویا است، این یک مزیت بسیار مهم برایتان محسوب می‌شود. تصور کنید که این قابلیت را دارید که در زمان‌های اوج مصرف به یک چشم برهم‌زدن ظرفیت خود را افزایش دهید و سپس در دوره‌هایی آن را کاهش دهید.
این مقیاس‌پذیری به نوعی به‌روز‌رسانی هم تعبیر می‌شود. ویژگی‌ها و قابلیت‌های جدید به‌طور مداوم اضافه می‌شوند و با یک سیستم میزبان، می‌توانید به محض در دسترس بودن از ویژگی‌های جدید استفاده کنید. اگر یک عملکرد جدید برای کسبوکار شما مناسب نیست، نیازی به اضافه کردن آن و پرداخت هزینه ندارید. مرکز تلفن ابری من را به یاد بوفه‌های منوباز رستوران‌ها می‌اندازد. گزینه‌های زیادی وجود دارند و انتخاب با شماست. می‌توانید مقرون‌به‌صرفه‌ترین و در عین حال قدرتمندترین مجموعه ارتباطاتی برای کسبوکار خود را انتخاب و استفاده کنید.
8. منعطف بودن خدمات مرکز تلفن ابری
قبلاً اشاره کردیم که یک PBX Hosted چگونه به کارمندان اجازه می‌دهد از هر جایی کار کنند، اما آیا می‌دانستید در مورد نوع تلفنی که قابل استفاده است نیز چندین گزینه دارید؟ از تلفن‌های رومیزی IP پیشرفته گرفته تا تلفن‌های نرم‌افزاری و برنامه‌های تلفن همراه یا کامپیوتر. در واقع، کارمندان می‌توانند با هر نوع تلفنی که می‌خواهند صحبت کنند.
9. افزایش میزان همکاری
وقتی تنها با شماره‌گیری یک داخلی یا یک کلیک، می‌توانید به یک تماس کنفرانس اینترنتی، صوتی یا تصویری در هرکجای دنیا بپیوندید، همکاری و فعالیت‌های تیمی برای شما دلچسب‌تر نمی‌شود؟
از پیام‌های فردی و گروهی برای برقراری ارتباط سریع و آسان با همکاران خود استفاده کنید. برای تیم‌ها فضاهایی ایجاد کنید که در آن می‌توانید با هم جلساتی داشته باشید یا اطلاعات مهم را به اشتراک بگذارید. زمانی که تیم شما مجموعه‌ای از این ابزارها را اختیار دارد، ارتباطات و تبادل ایدهها به‌طور یکپارچه در جریان خواهد بود.
10. ارائه خدمات پشتیبانی بهتر به مشتریان
با ادغام مرکز تماس، و استفاده از مزایای مرکز تلفن ابری بهترین خدمات مشتریان را ارائه دهید. این سیستم مسیریابی، تماس‌های ورودی و خروجی و همچنین درخواست‌های وب، ایمیل و چت را پشتیبانی می‌کند. ویژگی‌های گزارش‌دهی و ضبط تماس به شما امکان می‌دهد پیشرفت کار را نظارت و پیگیری کنید، بنابراین می‌توانید کیفیت تماس را در لحظه بهبود ببخشید و آموزش بهتری برای نیروهای مرکز تماس جدید ارائه دهید. استفاده از یک سیستم ابری مجهز این فرصت را می‌دهد تا با مشتریان خود در رسانه دلخواه آنها ملاقات کنید و میزان رضایت و وفاداری آنها را افزایش دهید.
حرکت به سمت ابر
سال‌های همه‌گیری کووید و محدودیت‌هایی که برای ما ایجاد کرد، به همه نشان داد که انعطاف مهم‌ترین راه ماندگاری در دنیای امروز کسبوکار است. شرکت‌هایی که چابک‌تر عمل کردند توانستند راهی برای بقا پیدا کنند و در مقابل، بسیاری نیز از صحنه رقابت کنار رفتند و موقعیت خود را به کلی از دست دادند.
دنیای مدرن به سمت استفاده هر چه کمتر از سخت‌افزار تغییر خواهد کرد. تخصص‌گرایی، مجموعه‌ها را به برون‌سپاری‌های بیشتر و تا جای ممکن حذف دردسرهای نگهداری و پشتیبانی سوق می‌دهد. مراکز تماس هم به ادامه کار خود ولی در بستری مدرن ادامه می‌دهند که ارائه‌دهندگان آنها را در سراسر جهان با استفاده از اتصال اینترنتی به هم متصل می‌کند.
حالا که به تعدادی از مزایای مرکز تلفن ابری اشاره کردیم، برنامه شما برای آینده چیست؟