آیا قصد دارید سیستم تلفنی کسبوکار خود را به سمت Voice over IP (VoIP) ببرید؟ چه فکر خوبی! در اینجا می‌توانیم یک حساب سر‌انگشتی از هزینه راه اندازی VoIP داشته باشید و بعد با چشم باز‌تر آماده مهاجرت شوید. اکنون زمان بسیار خوبی برای این کار است، چون بسیاری از رقبای شما مدت‌ها است که از مزایای ویپ استفاده می‌کنند. اما از آنجایی که شما کارآفرین باهوشی هستید، احتمالاً هزینه‌هایی را که باید بپردازید تا خدمات VoIP را در کاربری روزانه خود بگنجانید، در نظر می‌گیرید.
مانند هر خرید دیگری، قیمت‌گذاری به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله شرکت ارائه‌کننده‌ای که انتخاب می‌کنید، ویژگی‌ها و عملکردی که نیاز دارید، نوع سرویس و تعداد تماس‌های همزمانی که در مجموعه دارید، تجهیزاتی که استفاده می‌کنید، آینده‌ای که برای رشد شرکت خود متصور هستید، و هرگونه ارتقاء سخت‌افزاری یا سرویس اضافی که ممکن است به آن نیاز پیدا کنید.
در این مقاله سعی داریم که هزینه پیاده‌سازی VoIP را با جزئیات بررسی کنیم تا یک ایده روشن درباره هزینه سیستم تلفن VoIP و مبلغی که باید برای این سرویس کنار بگذارید داشته باشید. برای مشاوره و اطلاع از حدود قیمت‌های به‌روز با ما در ارتباط باشید.
[lwptoc]
هزینه راه اندازی VoIP چقدر است؟
یک سیستم تلفنی VoIP که به عنوان سیستم تلفن تحت شبکه نیز شناخته می‌شود، معمولاً شامل هزینه پیاده‌سازی اولیه و در صورت نیاز، پشتیبانی سیستم است. در سیستم تلفنی ابری داستان متفاوت است. سیستم تلفنی ابری توسط شرکت خدمات‌دهنده میزبانی می‌شود و مجموعه ملزم به خرید تجهیزات نیست. در این حالت، هزینه راه اندازی ویپ ماهانه برای هر کاربر محاسبه می‌شود و راه‌حل‌های سفارشی‌تر قیمت‌گذاری بالاتری دارد. برخی از ارائه‌دهندگان هم بر اساس میزان استفاده، مانند تعداد دقیقه‌ها و برنامه‌های افزودنی مورد نیاز تیم، هزینه دریافت می‌کنند. یک حساب و کتاب ساده نشان می‌دهد مبلغی که برای تجهیز کل تیم خود به سیستم تلفن تجاری VoIP نیاز دارید، در مقایسه با هزینه‌ای که یک PBX سنتی دارد (آن هم با امکانات محدود و عدم امکان ارتقا و قبوض بالا) چیزی نیست.
با سیستم‌های VoIP به‌روز شما ویژگی‌های پیشرفته‌ای را دریافت می‌کنید که با سانترال‌های قدیمی مثل سانترال پاناسونیک نمی‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید.
ارائه‌دهندگان VoIP چگونه هزینه می‌گیرند؟
ارائه‌دهندگان VoIP معمولا قیمت‌های خود را به‌صورت پکیج‌هایی آماده کرده و با مشاوره‌ای که می‌دهند، از شما می‌خواهند تا بسته مورد‌نظرتان را سفارش دهید. در بسیاری موارد، امکانات سیستم پایه نیاز اکثر کسب‌وکار‌ها را پوشش می‌دهد، ولی استفاده از تجربه متخصص مورد اعتماد و همچنین دقت در بیان نیاز‌های موجود کمک می‌کند تا بهترین انتخاب صورت بگیرد. فراموش نکنید که در سیستم تلفنی ویپ همیشه گزینه ارتقاء پیش‌روی شما وجود دارد و نیازی به نگرانی نیست.
عواملی که می‌توانند بر هزینه پیاده‌سازی VoIP تأثیر بگذارند
اطلاع از هزینه راه اندازی VoIP مستلزم در نظر گرفتن چند عامل است که در ادامه درباره آنها صحبت می‌کنیم.
1) هزینه انتقال شماره شما چقدر است؟
اگر می‌خواهید شماره تلفن‌های موجود خود را حفظ کنید، باید در‌نظر داشته باشید که از شرکت ارائه‌دهنده خدمات بپرسید آیا برای انتقال شماره شما به سیستم خود هزینه‌ای دریافت می‌کند یا خیر. برخی ارائه‌دهندگان VoIP هزینه انتقال ندارند، اما برخی هزینه دریافت می‌کنند. به‌علاوه، ممکن است با توجه به نوع سرویسی که دارید، برای این انتقال نیاز به سخت افزار‌های مبدل نیز داشته باشید.
سیستم‌های تلفن محلی نسبت به سیستم تلفنی ابری هزینه‌های اولیه بیشتری دارند، از جمله نرم‌افزار، سخت‌افزار سرور، تلفن‌های رومیزی، گیتوی و هزینه‌های نصب. همچنین برای نگهداری، تعمیر و پشتیبانی IT نیز هزینه‌هایی خواهید داشت.
2) آیا چند دفتر کار دارید؟
در صورت افتتاح دفترهای بعدی، راه اندازی VoIP در مکان‌های مختلف می‌تواند هزینه‌های اولیه را افزایش دهد (و حتی ممکن است مجبور شوید که برای عیب‌یابی مشکلات و تعمیر و نگهداری سیستم یک متخصص فناوری اطلاعات استخدام کنید.)
سیستم‌های تلفن VoIP ابری هزینه راه اندازی ویپ را کاهش می‌دهد. و نیازی به خرید سخت افزار اضافی ندارید (مگر اینکه ترجیح دهید هدست VoIP داشته باشید)، زیرا سیستم تلفن ابری روی هر رایانه یا دستگاه هوشمندی کار می‌کند. سپس می‌توانید تنظیمات تلفن خود را به‌راحتی و بدون نیاز به استخدام متخصص IT مدیریت کنید. در صورت داشتن هرگونه مشکل، پشتیبانی مشتری در دسترس است.
3) پشتیبانی سیستم تلفنی
مهم‌ترین عاملی که اکثر مردم به آن توجه می‌کنند، قیمت طرح‌هایی است که در صفحه قیمت‌گذاری اکثر ارائه‌دهندگان VoIP وجود دارد. چند عامل دیگر وجود دارد که هنگام بودجه‌بندی برای هزینه راه اندازی VoIP باید آنها را در نظر داشته باشید.
برای سیستم‌های نصب‌شده در محل، معمولاً به تیم فناوری اطلاعات (یا دست‌کم یک متخصص) برای کمک به عیب‌یابی و اعمال تغییرات احتمالی و نگهداری نیاز دارید. چه فرد را به‌صورت تمام وقت استخدام کنید و چه به‌صورت قراردادی، باید پشتیبانی سیستم را در هزینه راه اندازی ویپ در‌نظر بگیرید.
راه‌حل منطقی و مناسب این است که از سرویس‌های پشتیبانی که خود شرکت‌های خدمات‌دهنده سرویس ارائه می‌دهند استفاده کنید. قصد دارید نرم‌افزار PBX خود را به‌روز‌رسانی کنید یا ارتقاء دهید؟ باز هم در صورت تهیه پلن‌های پشتیبانی این کار راحت‌تر انجام می‌شود.
این سیستم‌های تلفن VoIP نیاز به تیم داخلی IT را رفع می‌کنند. بسیاری از ارائه‌دهندگان VoIP خدمات مشتری 24/7 را برای کمک به عیب‌یابی مشکلات خاص ارائه می‌دهند، اما حتما کیفیت پلت‌فرم ارائه‌دهنده VoIP و پشتیبانی را بررسی، و سپس تأیید کنید.
قبل از نصب سیستم تلفنی تحت شبکه باید از کافی بودن منابع خود اطمینان داشته باشید. ممکن است که تماس‌های همزمان شما یا تعداد فایل‌های ضبط‌شده سیستم، نیاز به افزایش ظرفیت سرور داشته باشد. ممکن است پهنای باند اینترنت شما کافی نباشد و یا کابل‌کشی شبکه نتواند نیاز شما را پاسخ دهد. با راهنمای متخصص نصب سیستم تمام موارد را چک کنید تا در براورد هزینه راه اندازی ویپ دچار اشتباه نشوید.
4) هزینه تماس با VoIP چقدر است؟
تماس‌های داخلی و بین شعب شما رایگان هستند. می‌توانید بین شعبه‌های خود در سراسر جهان، ارتباط برقرار کرده و تماس‌های داخلی رایگان داشته باشید، ولی اگر قصد دارید تماس بین‌المللی را اضافه کنید، یا هزینه تماس‌های خروجی را محاسبه کنید، باید تعرفه‌های مخابراتی را بررسی نمایید.
5) برای شماره تلفن چه مقدار باید پرداخت کنم؟
نوع خطوط قابل ارائه در حال حاضر تنوع بالایی دارد که می‌تواند بر اساس نوع واگذاری، تعداد ارقام، چندطرفه بودن و تعداد زیر‌شماره‌ها متغیر باشد.
6) دستگاه‌های سازگار با VoIP
بخشی از هزینه اولیه سیستم تلفن VoIP شما به نوع و تعداد سخت‌افزار مورد نیازتان بستگی دارد. خدمات VoIP برای کسب‌وکارهای کوچک برنامه‌های موبایل و دسکتاپ را ارائه می‌دهند و نیازی به تجهیزات اضافی نیست.
خطوط تلفن آنالوگ نیاز به تجهیزات مبدل آی‌پی دارند که گیتوی نامیده می‌شوند. بسته به نوع خط و تعداد خطوط، پورت‌های ورودی این گیتوی‌ها متفاوت و در نتیجه قیمت آنها متغیر است.
کارکنان دورکار یا حاضر در محل کار، می‌توانند در کامپیوتر‌های رومیزی، تبلت‌ها یا لپ‌تاپ‌های موجود خود از خدمات VoIP استفاده کنند. افرادی که در محل یا دفتر کار خانگی خود کار می‌کنند ممکن است به هدست نیز نیاز داشته باشند. هدست‌های VoIP هر کدام بسته به تعداد گوشی و فناوری حذف اکو و جنس بدنه قیمت‌های مختلفی دارند.
اگر دفتری پر از دستگاه‌های آنالوگ مانند تلفن‌های رومیزی، سیستم‌های کارت‌خوان و دستگاه‌های فکس داشته باشید، هزینه‌های شما بیشتر خواهد بود. در این شرایط، باید سخت‌افزار‌های آنالوگ را با دستگاه‌های تحت شبکه جایگزین کنید یا از آداپتو‌رهای تلفن آنالوگ استفاده نمایید. گیتوی VoIP آنالوگ، دستگاه فکس شما را به خطوط دیجیتال متصل می‌کند، اما باید مطمئن شوید هزینه‌ای که برای خدمات VoIP پرداخت کرده‌اید، شامل فکس مجازی باشد – که احتمالا هست.
آیا باید یک تلفن مخصوص VoIP تهیه کنید؟
اکثر خدمات تلفن VoIP روی رایانه یا دستگاه تلفن همراه کار می‌کند، اما اگر کارمندان شما در تماس با مشتریان از روی میز خود احساس راحتی بیشتری دارند، ممکن است یک تلفن VoIP مانند تلفن IP رومیزی را در نظر بگیرید. فراموش نکنید که IP Phone ها امکانات زیادی برای سهولت مکالمه دارند.
تلفن‌های IP رومیزی قابلیت اتصال به اینترنت برای عملکرد VoIP را دارند. قیمت این تلفن‌ها بسته به نوع کاربری‌شان بسیار متنوع است.
7) تعداد کاربران
برخی از شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات VoIP، به صورت ماهانه یا سالانه هزینه‌هایی را به ازای هر کاربر دریافت می‌کنند. هر یک از کاربران یک صندوق پست صوتی و یک شماره تلفن اختصاصی دریافت خواهد کرد و به یک پورتال آنلاین برای پیکربندی دسترسی خواهد داشت.
در بیشتر موارد، کارمند می‌تواند تماس‌ها را به چندین دستگاه ارسال کند و به سایر خطوط سازمان هم پاسخ دهد. این روش ارائه خدمات ویپ هنوز چندان در ایران رواج ندارد. در این رویکرد غالبا سناریو به این صورت است که سرپرستان به پرتال نیرو‌های خود دسترسی دارند و سطوح دسترسی برای کنترل بهتر به خوبی پیاده‌سازی می‌شود.
از طرف دیگر، ارائه‌دهندگان بسیاری نیز به‌ازای هر کاربر هزینه دریافت نمی‌کنند. در عوض، شما به‌ازای 1 تا مثلاً 30 کاربر، یک نرخ ثابت پرداخت می‌کنید.
8) اتصال به اینترنت پایدار
اگر قصد استفاده از مرکز تلفن ابری را دارید یا اگر در مورد کیفیت تماس VoIP خود حساس هستید، هرگز اهمیت اتصال اینترنتی خود را نادیده نگیرید. این مسئله از اهمیت بالایی برخوردار است، به‌ویژه اگر در کسبوکار شما نیاز به جلسات ویدیویی یک‌به‌یک و گروهی باشد.
اتصال کند اینترنت منجر به کیفیت پایین صدا و تصویر و قطع تماس می‌شود. همچنین باید استفاده‌های دیگر را در نظر بگیرید و پهنای باند اینترنت خود را بر اساس سازمان خود تنظیم کنید.
قبل از خرید یک سیستم تلفنی، میزان مصرف فعلی اینترنت، پهنای باند و هزینه‌های خود را بررسی کنید. برای تعیین قیمت بسته‌های سطح بالاتر با سرعت بیشتر یا خطوط اختصاصی اینترنت با سرعت آپلود و دانلود همزمان، با ارائه‌دهنده خدمات اینترنت خود صحبت کنید. علاوه‌بر این، ممکن است لازم باشد اتصال اینترنت کارکنان دورکار خود را هم بررسی کنید.
آیا هزینه راه اندازی ویپ منطقی به نظر می‌رسد؟
اجرای VoIP نسبت به PBX سنتی بسیار ارزان‌تر است، زیرا سیستم‌های تلفنی VoIP تماس‌ها را از طریق شبکه هدایت می‌کنند و این به شما کمک می‌کند تا از برخی هزینه‌های بسیار سنگین آسوده شوید. به‌سادگی می‌توانید برنامه یک شرکت ارائه‌دهنده VoIP را در هر دستگاه دارای اینترنت داشته باشید و سیستم تلفن خود را در عرض چند دقیقه راه اندازی کنید.
استفاده از خدمات یک شرکت متخصص و با‌تجربه در میزان هزینه شما بسیار موثر است. در این‌صورت، شرکت خدمات‌دهنده به شما کمک می‌کند تا با خرید دستگاه‌ها و تجهیزات مناسب شرایط سازمان خود مجبور به صرف هزینه‌های اضافه نشوید. حتی انتخاب خطوط تلفن و زیرساخت مناسب شبکه نیز با مشورت یک متخصص حرفه‌ای به کاهش هزینه پیاده‌سازی VoIP کمک می‌کند.