تمام سرویس‌های داخل سازمانی نیازمند اطلاعات کافی برای انتخاب و خرید هستند. زمانی که شما اطلاعات کافی برای خرید سرویس مورد نظر‌تان داشته باشید بدون شک انتخابی هدفمند و درست‌تر خواهید داشت. این راهنمای خرید مرکز تلفن VoIP به شما کمک می‌کند تا باید و نباید‌های پیش از خرید سیستم تلفن VoIP را بشناسید و بهترین سیستم تلفن را برای سازمان‌تان انتخاب کنید.
خرید به خودی‌ِ خود جذاب است، به‌ویژه وقتی اطمینان دارید که پول خرید به زودی برمی‌گردد و به کاهش هزینه‌های بعدی منجر می‌شود. اینطور نیست؟ چه کسی دوست ندارند امکانات زیادی دریافت کند و در عین حال خریدی هیجان‌انگیز داشته باشد؟ کاملا قابل درک است، ولی بهتر است ابتدا به چند سوال پاسخ دهید تا تحت‌تاثیر این هیجان خرید نکنید.
[lwptoc]
چه نوع سیستم تلفنی برای کسب‌و‌کار شما مناسب‌تر است؟
پیشرفت‌هایی که در ارتباطات IP به‌وجود آمده، داشتن یک مرکز تلفن ابری که توسط ارائه‌دهنده خدمات شما میزبانی می‌شود، امکان‌پذیر کرده است. علاوه بر یک سیستم تلفنی محلی که در شرکت خود شما راه‌اندازی و تحویل داده می‌شود، این امکان وجود دارد که میزبانی سیستم تلفنی را به‌طور کامل به شرکت دیگر بسپارید و بدون نیاز به تجهیزات، صرفا استفاده‌کننده امکانات سیستم باشید.
راه حل دیگری نیز پیش روی شما وجود دارد که از سیستم تلفنی سخت‌افزاری استفاده کنید که عمدتاً دارای تنظیمات پیش‌فرض بوده و به صورت یک جعبه جادویی امکانات محدود‌تری را -که ممکن است جوابگوی نیاز شما باشد- ارائه می‌کند. انتخاب نوع سیستم تلفنی مناسب موضوعی است که می‌توان از طریق مشورت با یک راهنمای خرید مرکز تلفن VoIP مورد اعتماد درباره آن تصمیم گرفت.
چرا به دنبال یک سیستم تلفن جدید هستید؟
علاوه‌بر نیاز به ارسال و دریافت تماس‌های تلفنی، مهم‌ترین قابلیت‌هایی که در خرید سیستم تلفنی VoIP به دنبال آن هستید چیست؟
حقیقت این است که اکثر سیستم‌های تلفن VoIP امکانات پایه مشابهی دارند و اغلب تنها چیزی که آنها را متمایز می‌کند، نحوه بازاریابی آنهاست. پس هر نوع امکاناتی را که فکر می‌کنید می‌تواند برای رشد کسب‌و‌کار شما مفید واقع شود، تجسم کنید و در این تجسم کمی هم بلند‌پرواز باشید، چون گاهی قابلیت‌های سیستم تلفنی ویپ می‌تواند بیشتر از چیزی باشد که فکر می‌کنیم.
چه ویژگی‌هایی برای شما مهم است؟ تماس خودکار، پست صوتی، ارسال فکس به ایمیل یا نظرسنجی؟ فهرستی از همه آنچه که باید از سیستم جدید خود دریافت کنید تهیه نمایید.
نکته: اگر به‌دنبال امکاناتی فراتر از ویژگی‌های پایه مثل تلفن گویا، صندوق صوتی و… هستید یا می‌خواهید سرویس‌تان را شخصی‌سازی کنید؛ مرکز تلفن ویپ نرم‌افزاری بهترین گزینه برای شماست. پیشنهاد می‌کنیم برای اطلاعات بیشتر صفحه خدمات VoIP را مطالعه کنید.
1) آیا سیستم تلفن شما با سایر سیستم‌های تجاری ادغام می‌شود؟
یکی از مزایای جالبی که ممکن است درباره آن شنیده باشید، توانایی سیستم تلفن VoIP برای ادغام با سایر سیستم‌های تجاری مانند ارتباط ویپ با CRM یا ERP است. برخی از سیستم‌ها، API را برای یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای خاص ارائه می‌کنند، اما بعضی سیستم‌های تلفن این قابلیت را ارائه نمی‌دهند. پیش از اینکه ارائه‌دهنده خدمات را انتخاب کنید، باید بدانید کدام سیستم‌های نرم‌افزاری شما نیاز به یکپارچه‌سازی با سیستم VoIP جدید را دارند. یک راهنمای خرید مرکز تلفن VoIP باید تمام این سیستم‌ها را بررسی و پیش از خرید به شما اطمینان دهد که کدام یکپارچه‌سازی‌ها امکان‌پذیر یا غیرممکن هستند.
2) آیا خودتان سیستم تلفن را نگهداری و پشتیبانی خواهید کرد؟
اگر کارکنان IT توانمندی دارید، خودتان می‌توانید نگهداری و پشتیبانی سیستم را انجام دهید. در غیر این صورت، ممکن است به دنبال راه حل VoIP ابری باشید یا یک فروشنده توانمند را انتخاب کنید که بتواند این خدمات را به شما ارائه دهد. حتماً پیش از خرید شرایط پشتیبانی و نگهداری سیستم را به‌صورت دقیق بررسی کنید و از این بابت مطمئن شوید.
3) چه کسی خدمات سیستم تلفنی VoIP شما را ارائه خواهد کرد؟
پیش از اینکه متوجه شوید چه شرکتی خدمات تلفنی را ارائه می‌کند، برای خرید سیستم تلفن اقدام نکنید. تجربه‌ی کسی که استقرار سیستم تلفنی شما را بر عهده دارد بسیار مهم است. اگر نکات امنیتی لازم در راه‌اندازی سیستم تلفنی لحاظ نشود، شما را با خطراتی جدی مواجه خواهد کرد. برای اطلاعات بیشتر می‌تونید مقاله «امنیت مرکز تلفن VoIP» را مطالعه کنید.
4) آیا قصد دارید سیستم قبلی خود را حفظ کنید؟
اگر می‌خواهید از VoIP استفاده کنید، مطمئن شوید که با سیستم تلفن شما سازگار است. اگر قصد استفاده از خدمات VoIP و PSTN را دارید، باید فروشنده سیستم تلفن را در جریان بگذارید تا او هم بتواند راه حل مناسب را به شما ارائه دهد.
5) هزینه کل راه‌اندازی سیستم تلفنی چقدر است؟
حقیقت این است که فناوری VoIP می‌تواند در هزینه شما صرفه‌جویی کند و در مدت زمان نسبتا کوتاهی هزینه‌های خود را برگرداند، اما آیا همیشه اینطور خواهد بود؟ شما باید هزینه‌ی کل یک سیستم تلفن VoIP را بررسی کنید.
خریدی که صرفاً بر اساس قیمت باشد، شما را به دردسر می‌اندازد. سیستم‌های قابل‌اعتمادتر و قابل ارتقاء، معمولاً هزینه بیشتری دارند. اما ارزش آن به صرفه‌جویی‌هایی است که در دراز مدت برای شما دارد. همینطور که شرکت شما رشد می‌کند، تعداد کاربران سیستم بیشتر می‌شود، بنابراین مطمئن شوید که با رشد مجموعه شما و همینطور اضافه‌شدن فناوری‌های جدید، می‌توان سیستم را هم به راحتی ارتقاء داد.
6) کاربران شما چه می‌خواهند؟
این نکته بسیار مهمی است. هر کارمند با موقعیت شغلی خاص خود، نیازهای متفاوتی دارد که شما باید آنها را برآورده کنید. نیاز یک منشی در رابطه با سیستم تلفنی قطعاً با نیاز یک مدیر‌عامل یا کارشناس مرکز تماس متفاوت است. قبل از خرید سیستم، باید از هر یک از آنها بپرسید که دوست دارند چه قابلیتی را در یک تلفن یا سیستم تلفن داشته باشند. این به شما امکان می دهد تا نیازهای افراد را با مزایای سیستم هماهنگ کنید. راهنمای خرید سیستم تلفن تحت شبکه نیز می‌تواند شما را در این امر یاری کند.
مدیری داشتم که همیشه می‌گفت گاهی اوقات بهتر است به پاکبان اجازه بدهی جارو را خودش انتخاب کند! و من با این ایده بسیار موافقم.
جمع‌بندی: «راهنمای خرید سیستم تلفن تحت شبکه»
هرگز نیاز به یک راهنمای خرید مرکز تلفن VoIP دلسوز و با‌تجربه را نا‌دیده نگیرید. شاید اولین بار است که قصد خرید سیستم تلفن تحت شبکه را دارید، ولی یک راهنمای خرید سیستم تلفن تحت شبکه با تعداد زیادی از شرکت‌های هم‌صنف شما کار کرده است و نیازهای شما را به‌خوبی می‌شناسد و بهترین راه‌حل را از کلاه جادوگری خود درمی‌آورد.